Guide pour cabinets dentaires

Rappels et relances de patients : moins de rendez-vous manqués, moins de traitements abandonnés

Deux pertes reviennent souvent dans un cabinet dentaire : le rendez-vous non honoré, et le traitement commencé puis abandonné en cours de route. Dans les deux cas, le patient ne revient pas parce que personne ne lui a rappelé de le faire, pas parce qu'il a décidé d'arrêter.

Le rappel de rendez-vous

Un message envoyé quelques jours avant le rendez-vous réduit les absences. Le plus efficace est un message court, qui donne la date, l'heure et le nom du cabinet, avec une façon simple de confirmer ou de reporter. Le délai d'envoi doit être réglable, car un rappel la veille n'a pas le même effet qu'un rappel trois jours avant.

La relance de traitement

Un patient qui ne donne plus de nouvelles en cours de traitement est le plus facile à récupérer, à condition de le repérer tôt. Chaque jour, il faut savoir quels patients n'ont pas pris rendez-vous depuis trop longtemps après une séance. Le message de relance doit reprendre le ton du cabinet et proposer un créneau, pas culpabiliser le patient.

Ce qu'il faut garder humain

• Le contact final : un appel ou un SMS depuis le téléphone du docteur ou de l'assistante reste plus fiable qu'un envoi aveugle.
• La décision de relancer ou non un patient, surtout si un problème de santé ou de paiement est en cours.
• Les demandes d'avis Google : envoyez-les une fois le traitement terminé et le patient satisfait, pas au milieu d'une prise en charge.

Comment Tbibia fait ce travail

Tbibia prépare les rappels de rendez-vous, avec un délai réglable avant le rendez-vous, et un message prêt à envoyer par WhatsApp. Pour les relances, l'IA repère chaque matin les patients qui abandonnent leur traitement et rédige un message dans le ton du cabinet. Rien n'est envoyé automatiquement : le docteur ou l'assistante copie le message et l'envoie depuis son propre téléphone, quand cela leur convient.

Par où commencer

Cherchez sur une semaine le nombre de rendez-vous non honorés et le nombre de patients qui ont arrêté un traitement sans le finir. Ces deux chiffres vous diront si un système de rappels vaut la peine d'être mis en place, et vous donneront une référence pour mesurer le résultat.